Bij RIBW Overijssel hebben ze onlangs spraakgestuurd rapporteren van Attendi geïntroduceerd. Hierbij hebben we gewerkt met train-de-trainer sessies, waarmee interne trainers zijn opgeleid om hun teams te ondersteunen bij de overstap naar deze manier van werken. Het doel? Meer tijd voor cliënten en minder tijd achter een scherm. Lydia, trainer en super user, en Evi, projectleider, vertellen over hun ervaringen en de impact van deze aanpak op de werkvloer.
Hoe werkt het train-de-trainer principe?
De implementatie van Attendi begon met een train-de-trainer sessie, waarin onze implementatie adviseur Daan de trainers van RIBW Overijssel begeleidde. Lydia, die werkt op een woonlocatie, vertelt hoe waardevol deze sessie voor haar was: “Daan nam ons stap voor stap mee door het hele proces. We kregen een compleet pakket met materialen zoals oefenrapportages en een ondersteunende PowerPoint. Dit gaf mij veel vertrouwen om vervolgens zelf met de training aan de slag te gaan.”
Lydia is aangesteld als trainer en is tevens super user binnen haar team. Een super user is iemand die andere begeleiders enthousiast maakt over spraakgestuurd rapporteren. Bij RIBW Overijssel heeft elk team van begeleiders een eigen super user. Daarnaast zijn er enkele trainers gekozen (die ook de rol van super user vervullen) en die getraind worden om anderen te trainen. De training bood een goede basis, maar gaf Lydia ook de ruimte om haar eigen draai aan de sessies te geven. “Ik merkte dat sommige groepen behoefte hadden aan uitleg, terwijl anderen liever meteen aan de slag gingen. Het mooie van de training die we van Attendi kregen, was dat je gemakkelijk de draad in je verhaal leert houden terwijl je ook kan inspelen op de behoeften van de groep.” licht ze toe.
Begeleiders leren van en mét elkaar
RIBW Overijssel koos ervoor om interne trainers te selecteren die ook werkzaam zijn als begeleiders. Dit maakt hen extra geschikt om collega’s te trainen en om weerstand bij de overstap te verminderen. Evi legt uit: “We hebben bewust gekozen voor mensen die zelf begeleider zijn, omdat ze zo dicht mogelijk bij hun collega’s staan. Ze weten precies hoe het dagelijkse werk eruitziet en kunnen hun collega’s helpen om de voordelen van spraakgestuurd rapporteren te ontdekken.”
Verbinden op de werkvloer
De betrokkenheid van super users en trainers is belangrijk voor het succes van de implementatie. Evi geeft aan dat de super users als een belangrijke schakel fungeren tussen de zorgteams en de ondersteunende diensten. Ze zegt hierover: “We hebben een evaluatie georganiseerd met super users om zo hun input te krijgen over wat wel en niet werkt op de werkvloer. Zo krijgen wij beter inzicht over wat ze van spraakgestuurd rapporteren vinden.”
Overwinnen van weerstand en creëren van enthousiasme
Ondanks het enthousiasme, kent elke nieuwe technologie zijn uitdagingen. Zoals Evi zegt: ‘’Alles wat nieuw is, moet even wennen.’’ Lydia vult aan: “Sommige collega’s hadden wat weerstand. Toch merk ik dat mensen na een paar keer proberen de voordelen gaan inzien. Ik geef altijd aan dat ze het een kans moeten geven en niet na één keer stoppen. Door op een enthousiaste manier praktische tips te geven, zoals het rustig en duidelijk inspreken, verlaag je drempels. Uiteindelijk zie je dat het enthousiasme zich langzaamaan als een olievlek verspreidt.”
Samen werken aan een grotere betrokkenheid van cliënten
Een belangrijk doel bij RIBW Overijssel is het versterken van de rol van cliënten in hun eigen zorgproces. Dankzij spraakgestuurd rapporteren kunnen cliënten directer deelnemen aan hun rapportages. Lydia vertelt hoe dit in haar team tot nu toe verloopt: “We hebben cliënten gevraagd om zelf hun rapportage in te spreken. Voor sommige cliënten is dit soms wat spannend. Het is een proces van wennen, maar als je het onder de aandacht blijft houden, dan gaan steeds meer begeleiders het gebruiken en raken steeds meer cliënten eraan gewend.”
Evi vult aan: “Een van onze grootste noemers is dat cliënten zoveel mogelijk eigen regie hebben. Het samen rapporteren, waarbij cliënten zelf kunnen inspreken of aanwezig zijn terwijl er wordt gerapporteerd, draagt hier echt aan bij. Cliënten voelen zich hierdoor meer betrokken en gehoord.”
Meten van resultaten met het Attendi Dashboard
Om de effectiviteit van de implementatie te monitoren, maakt RIBW Overijssel gebruik van het Attendi Dashboard. Hierin worden statistieken bijgehouden over het gebruik en de adoptie van spraakgestuurd rapporteren. Evi licht toe: “Elke maand publiceren we de cijfers en bespreken we deze met de teammanagers. Zo zien we waar het goed gaat en waar nog ruimte voor verbetering is. Het dashboard geeft ons waardevolle inzichten en helpt ons om gericht bij te sturen. Ook luisteren we naar de ervaringen van de begeleiders, door middel van bijvoorbeeld de Mentimeter.” Deze combinatie van data-analyse en persoonlijke feedback stelt RIBW Overijssel in staat om een goed inzicht te krijgen over de meerwaarde van spraakgestuurd rapporteren van Attendi.
Een blik op de toekomst: continu leren en verbeteren
Lydia geeft aan dat het handig kan zijn om in toekomstige trainingen extra tijd in te plannen voor collega’s die minder digitaal vaardig zijn. “Het werken met technologie vraagt soms wat meer oefening en geduld, vooral als iemand nog niet zo digitaal vaardig is. Het is dan belangrijk om aan de begeleiders aan te geven dat ze fouten mogen maken. Ik benoem ook vaak mijn eigen blunders, dit haalt dan al wat spanning en druk weg.” zegt Lydia.
Blijvende ondersteuning
RIBW Overijssel blijft investeren in het verder trainen en ondersteunen van hun teams. Evi voegt toe: “We willen zorgen dat iedereen zich gesteund voelt, daarom blijven we de super users en trainers betrekken bij de verdere ontwikkelingen. Zij blijven de brug tussen de ondersteunende diensten en het primaire proces.”
Benieuwd hoe spraakgestuurd rapporteren jouw organisatie kan ondersteunen? Vraag een vrijblijvende demo aan bij Attendi en ontdek wat onze technologie voor jou kan betekenen! Wij organiseerden eerder ook een Webinar met RIBW Overijssel, deze kan je hier terugkijken.
