Middin introduceerde in december 2025 Schrijfhulp, een nieuwe functie binnen het Spraakgestuurd Rapporteren van Attendi waar zorgprofessionals toen al langer mee werkten. Inmiddels maakt 40% van de zorgmedewerkers die spraakgestuurd rapporteren ook gebruik van Schrijfhulp.
We spraken met Simone Freijer, projectleider bij Middin, over hoe die groei tot stand kwam en ook waar ze tegenaan liepen.
Wat is Schrijfhulp?
Met Schrijfhulp geven zorgprofessionals tijdens het spraakgestuurd rapporteren simpelweg een instructie om de rapportage te bewerken, bijvoorbeeld: “Vat dit kort samen” of “Maak hier een SOEP-rapportage van”. Attendi verwerkt dit automatisch, zo kost rapporteren minder denkwerk. De regie blijft bij de zorgprofessional, die controleert de rapportage altijd zelf voordat die wordt opgeslagen.
Een nieuwe functie in een vertrouwd systeem
Middin werkte al langer met Spraakgestuurd Rapporteren toen Schrijfhulp als nieuwe functie beschikbaar kwam, dat maakte de adoptie ervan echter niet automatisch eenvoudiger. Zorgorganisaties die eerst met een bestaand systeem werken voordat ze overstappen, kennen doorgaans een moeizamere start dan organisaties die er direct mee beginnen.
Maar Middin bewees dat dit ook anders kan, want ondanks die moeizamere uitgangspositie groeide het gebruik van Schrijfhulp juist relatief hard. Hoe ze dat voor elkaar kregen, vertelt Simone ons.
Hoe Middin die groei op gang bracht
De juiste boodschap
Uit de nulmeting van Middin bleek dat rapporteren voor veel medewerkers lastig is: formuleren, kort en bondig schrijven, maar tegelijkertijd volledig blijven. Ook gaven zorgprofessionals aan dat spraakgestuurd rapporteren vraagt om vooraf al precies te weten wat je wilt zeggen. Sommigen formuleren liever terwijl ze schrijven. Schrijfhulp biedt voor beide een oplossing. Medewerkers spreken hun gedachten in zoals ze komen en Schrijfhulp verwerkt dat tot een heldere, bondige en volledige rapportage. Middin positioneerde Schrijfhulp bewust als oplossing voor een probleem dat zorgprofessionals zelf herkenden. Zo zagen ze al snel de meerwaarde ervan in, wat de adoptie uiteindelijk een stuk makkelijker maakte.
Communicatie op maat
Bij de lancering gebruikte Middin eerst de poster van Attendi om medewerkers te informeren over de nieuwe functie en bijbehorende commando’s. Later maakten ze er zelf ook een versie van, in hun eigen huisstijl. Die tweede poster sloeg extra goed aan, omdat mensen meteen herkenden dat het ook “van henzelf” kwam en dat gaf net dat beetje extra.
Persoonlijk contact werkt het beste
“Op momenten dat ik mensen één op één sprak waarvan ik wist dat ze spraakgestuurd rapporteerden, en hiernaar vroeg, dan wisten toch heel veel mensen niet dat Schrijfhulp er was,” vertelt Simone. “Het heeft dus wel een lange adem gehad en veel herhaling nodig gehad.” Dit onderstreept hoe belangrijk het is om niet alleen breed te communiceren, maar ook het gesprek persoonlijk aan te gaan met collega’s en de mogelijkheden voor te doen. Een boodschap bereikt niet altijd iedereen in één keer.
Eén commando om mee te beginnen
Daarnaast koos Middin er bewust voor te focussen op één instapcommando: ‘verbeter deze rapportage’, in plaats van meteen alle mogelijkheden te laten zien. “Het zijn er natuurlijk meer,” vertelt Simone, “maar we leggen daar veel nadruk op, omdat we denken dat dit het commando is waar je meteen enthousiast van kan worden.”
Waar rapporteer je eigenlijk?
Uiteindelijk bleek het grootste obstakel niet de techniek, maar iets heel praktisch. Hoe vind je als zorgprofessional letterlijk de ruimte om te rapporteren, tussen werkplekken, omgevingsgeluid en collega’s door? Dat verschilt van locatie tot locatie. De ene plek biedt nu eenmaal meer rust dan de andere. Middin maakte daarom zelf video’s met eigen medewerkers, gericht op precies dat: waar en wanneer spreek je je rapportage nou eigenlijk in.
Ervaringen van eigen collega’s in een herkenbare omgeving werken simpelweg het best.
Wat valt hieruit te leren?
- Begin klein. Eén concreet commando, zoals “verbeter deze rapportage”, kan al genoeg zijn om mensen enthousiast te maken. Kijk wat voor jouw organisatie een logisch startpunt is, in plaats van meteen het hele aanbod te laten zien.
- Zoek collega’s persoonlijk op. Een aankondiging via mail of poster bereikt iedereen, maar een kort gesprek met een overzichtelijke groep geeft extra overtuigingskracht.
- Maak het herkenbaar. Communicatiemateriaal in de eigen huisstijl, met ervaringen van directe collega’s, land het beste. Je kunt de materialen van Attendi gebruiken als inspiratie.
Loop je zelf tegen vergelijkbare vragen aan bij de invoering van Schrijfhulp? Neem contact op met je implementatie-adviseur om te sparren over een aanpak die bij jouw organisatie past.
Met dank aan Simone Freijer en Middin voor het delen van hun ervaringen.
