Zorginstellingen Vitalis en Cicero Zorggroep, beiden actief in de ouderenzorg, hebben onlangs spraakgestuurd rapporteren van Attendi geïntroduceerd om de verslaglegging voor hun zorgprofessionals te verlichten en efficiënter te maken. Judith, Projectleider Innovatie bij Vitalis, en Rens, Projectmedewerker Innovatie & Organisatieontwikkeling bij Cicero Zorggroep, delen de eerste ervaringen. In dit artikel bespreken we de kwaliteit van rapportages, de omgang met het Brabantse en Limburgse accent, tijdswinst en een succesvolle introductie door middel van een dashboard en begeleiding van Attendi.
De keuze voor spraakgestuurd rapporteren
Vitalis en Cicero Zorggroep hebben de behoefte om de werkdruk te verlichten voor zorgprofessionals door kwalitatieve verslaglegging eenvoudiger te maken. Judith legt uit dat spraakgestuurd rapporteren hiervoor een oplossing kan zijn: ‘’Door te kiezen voor spraakgestuurd rapporteren, hopen we dat de rapportagetaak steeds minder belastend en tijdrovend wordt voor onze medewerkers, waardoor ze meer tijd hebben voor het bieden van zorg. Dit zorgt niet alleen voor efficiëntie, maar ook voor meer betrokkenheid van cliënten en kwalitatieve rapportages, wat voor ons erg belangrijk is.’’
Rens van Cicero Zorggroep zegt: ‘’Zorgprofessionals hebben nogal wat administratief werk te verzetten tijdens hun diensten. Met spraakgestuurd rapporteren willen we het moment waarop zorgprofessionals rapporteren veranderen. Het blijkt efficiënter om de zorgprofessionals te laten rapporteren tijdens het zorgmoment.’’
Samenwerking met Attendi: implementatie, gebruiksgemak en vermindering van de opnameduur
Vitalis heeft onder andere gekozen voor Attendi vanwege de innovatiekracht en de integratie met hun ECD-systeem. Judith vertelt: “Het gebruiksgemak is voor ons een groot voordeel. Medewerkers hoeven alleen op een microfoontje te drukken, dat zichtbaar is op de oorspronkelijke plek van waar ze al rapporteren in ons ECD. Daarnaast bevat de nauwkeurigheid van de omzetting naar tekst erg weinig fouten.” Ze voegt toe: ‘’Bij Attendi krijg je een duidelijke onboarding met spraakgestuurd rapporteren. Er is een intake met een stappenplan, workshops, scholingen en implementatieadviseurs. Roos, onze implementatieadviseur, is altijd goed bereikbaar en reageert snel. De functionaliteit is heel makkelijk in gebruik, waardoor er weinig problemen en vragen waren.’’
Bij Vitalis hebben ze de gemiddelde opnameduur van een spraakgestuurde rapportage gemeten. Judith zegt hierover: ‘’In de data uit de dashboards zagen we dat een gemiddelde spraakgestuurde opnameduur 11 seconden was. We hebben vastgesteld dat een rapportage gemiddeld uit één tot drie opnames bestaat. Spraakgestuurd rapporteren duurt daardoor gemiddeld 10 tot 30 seconden per rapportage. In de gebruikservaring was dit 1 minuut. Ter vergelijking, in de gebruikservaring bleek typend rapporteren gemiddeld 5 minuten per rapportage te kosten. Waardoor we op basis van de gebruikservaring een tijdswinst van 4 minuten hebben vastgelegd.’’
Rapportagekwaliteit en de omgang met verschillende accenten
Bij Cicero Zorggroep zijn de eerste bevindingen positief. Rens ziet dat het spraakgestuurd rapporteren de efficiëntie verhoogt: “We hadden vooraf doelen gesteld om met spraakgestuurd rapporteren het werkplezier en het werkgemak van de zorgprofessional te vergroten, in de hoop dat dit ook de efficiëntie zou verhogen. Daarnaast hebben we de kwaliteit van rapportages proberen te verbeteren, doordat het model de spelling en grammatica voor zijn rekening neemt. We hebben goede stappen gezet in het behalen van al deze doelen.”
Vitalis startte met een proeftuin om spraakgestuurd rapporteren van Attendi te testen. De voordelen werden ook voor hun al snel duidelijk. “Waar zorgprofessionals voorheen hun rapportages opspaarden en na hun zorgroute uitvoerden, rapporteren ze nu zo veel mogelijk bij de cliënt.” vertelt Judith. Een zorgmedewerker merkte op dat haar hoofd ‘’leeg” was na het rapporteren tijdens (of direct na) een zorgmoment, wat haar hielp om haar aandacht volledig op de volgende cliënt te richten.
Bij Cicero Zorggroep werd het gebruiksgemak van het systeem ook benoemd. Rens geeft aan: ‘’De spraakfunctionaliteit van Attendi werkt naar wens en naar verwachting. Je ziet ook dat medewerkers meteen enthousiast reageren als je laat zien hoe het werkt.’’ Rens vult aan: ‘’Het is fijn om te zien dat de software ook goed werkt voor collega’s met een Limburgs accent. Ook buitenlandse medewerkers die de Nederlandse taal niet helemaal machtig zijn, maken graag gebruik van spraakgestuurd rapporteren.’’ Judith beaamt dit: ‘’We hebben medewerkers met Limburgse en Brabantse accenten. We waren benieuwd hoe Attendi hiermee omgaat; en dat ging gewoon goed, waar we erg blij mee zijn.’’
Uitdagingen en lessen voor de toekomst
Beide organisaties kwamen ook uitdagingen tegen. Judith benadrukt het belang van tijd en ondersteuning voor medewerkers om te oefenen met spraakgestuurd rapporteren: ‘’Het vertrouwen opbouwen bij deze manier van rapporteren kost tijd en het is volkomen prima als ze die tijd nemen, zolang ze het maar gewoon proberen.” Rens voegt toe dat het bij Cicero Zorggroep vooral belangrijk was om medewerkers ruimte te geven om te wennen aan deze nieuwe werkwijze: “Het is niet alleen een technische innovatie, maar werkprocessen veranderen ook ingrijpend. Medewerkers moeten de tijd krijgen om te wennen aan de nieuwe manier van werken. Ze kunnen daar ook af en toe in gestuurd worden; soms is er ook wat aanmoediging voor nodig.”
Beide organisaties onderstrepen daarin de rol van super users: “Super users hebben een grote rol in het motiveren en ondersteunen van collega’s.” zegt Judith. “Als zorgprofessionals zien dat andere collega’s spraakgestuurd rapporteren, dan is het makkelijker om ook zelf te beginnen en samen te oefenen.’’
Vitalis en Cicero Zorggroep concluderen: Spraakgestuurd rapporteren is de eerste stap
Vitalis en Cicero Zorggroep zijn enthousiast over de resultaten. Het systeem helpt de zorgprofessional met verslaglegging, verbetert de efficiëntie en creëert meer cliëntbetrokkenheid. “Jullie blijven doorontwikkelen. Het is nu spraakgestuurd rapporteren, maar daar stopt het hopelijk niet mee. Dit is slechts de eerste stap’’ zegt Judith.
Rens voegt toe: ‘’Bij Cicero Zorggroep geloven we in de toekomst van spraakgestuurd rapporteren. Nu hebben we het voornamelijk over de rapportagefunctie, maar we kijken met smart uit naar de mogelijkheden die AI in de toekomst bieden om spraakgestuurd te werken. Er zullen innovaties komen waar we nu nog geen idee van hebben. De implementatie van spraakgestuurd rapporteren is een belangrijke opstap om die mogelijkheden straks ook te kunnen adopteren.”
Beide organisaties blijven investeren in de verdere implementatie en optimalisatie van spraakgestuurd rapporteren. Benieuwd hoe spraakgestuurd rapporteren jouw organisatie kan ondersteunen? Vraag een demo aan bij Attendi en ontdek wat onze technologie voor jouw organisatie kan betekenen!
