Verslag klantendag – breakout sessie intramuraal
Tijdens onze klantendag kwamen drie groepen samen om eerlijk en open te praten over de uitrol van Attendi in de intramurale setting. Wat werkt, wat werkt nog niet, en wat hebben we van elkaar geleerd? Dit is de uitkomst van die gesprekken.
Privacy en de juiste werkplek
Intramuraal is het lastiger om spraakgestuurd te rapporteren dan in de wijk- en ambulante zorg. Je staat vaker dicht bij cliënten, collega’s lopen in en uit en een ongeschreven maar belangrijke regel: je praat nooit over een bewoner in aanwezigheid van een andere bewoner. Dat vraagt altijd om een geschikte plek.
Toch blijkt in de praktijk dat veel van die drempel zit in beleving en gewoonte, niet zozeer in een echte onmogelijkheid. Veel wordt immers al hardop gezegd in open ruimtes. Het is vooral een kwestie van durven en wennen.
Concrete oplossingen die werken: gebruik deurhangers met “hier kan je spraakgestuurd rapporteren” om vaste plekken aan te wijzen, en geef medewerkers een oordopje met microfoon. Dat verbetert niet alleen de spraakherkenning, maar geeft ook een gevoel van privacy. Sommige organisaties kiezen bewust geen vaste regels, maar zoeken per situatie wat haalbaar en comfortabel is.
Gedeelde telefoons remmen de adoptie
Een praktisch maar onderschat struikelblok: gedeelde devices. Als medewerkers eerst moeten inloggen op een gedeelde telefoon of iPad voordat ze kunnen rapporteren, haken velen al af voordat ze begonnen zijn. De drempel is laag genoeg om te omzeilen, maar hoog genoeg om het niet te doen.
De oplossing is eenvoudig maar vraagt een organisatorische keuze: persoonlijke devices of in ieder geval een device per zorgprofessional binnen de dienst. Meerdere organisaties zijn hier al op overgestapt. De impact op adoptie is merkbaar groot.
Oude routines zijn hardnekkig
Veel medewerkers rapporteren van oudsher na de dienst, niet tijdens of direct na het zorgmoment. Dat patroon doorbreken is misschien wel de grootste uitdaging van allemaal. Niet omdat medewerkers het niet willen, maar omdat ingesleten gewoontes nu eenmaal tijd kosten om te veranderen. Gedragsverandering kost gemiddeld 66 dagen en dat is voor iets relatief eenvoudigs.
Wat helpt is niet pushen, maar volhouden. Herhaling, zichtbaarheid en een cultuur waarin het nieuwe gedrag als normaal wordt gezien. Cicero nam bewust 2,5 jaar de tijd voor de gedragsverandering én de praktische organisatie eromheen. Niet als teken van traagheid, maar als bewuste keuze om het goed te verankeren in de dagelijkse praktijk.
Weerstand bij ervaren medewerkers
De meer ervaren medewerkers pakken nieuwe technologie trager op dan jongere collega’s. De weerstand zit vaak niet in onwil, maar in onzekerheid: angst om iets fout te doen, of simpelweg het vertrouwde gevoel van de oude werkwijze. Zelfs het idee om tegen een apparaat te praten voelt voor sommigen onwennig.
De sleutel zit niet in het overtuigen van de aarzelenden, maar in het activeren van de middengroep. Die komt met de juiste ondersteuning wel in beweging. Enthousiastelingen onder de eigen collega’s, zogenoemde kartrekkers of ambassadeurs, zijn daarin veel effectiever dan externe trainers of instructievideo’s alleen. Ze spreken dezelfde taal, kennen de werkvloer en stralen uit dat het gewoon werkt.
Bij Avoord werd dit aangevuld met een ludieke actie: teams die hoge scores behaalden kregen een taart. Luchtig, maar effectief als gespreksonderwerp én als blijk van waardering.
Leiderschap is geen bijzaak
Dit punt kwam in alle drie de groepen terug: zonder actieve betrokkenheid van de teamleider of zorgmanager beklijft gedragsverandering niet. Teams hebben sturing nodig, een duidelijk voorbeeld, en het gevoel dat de leidinggevende er zelf ook achter staat.
Een belangrijk aandachtspunt daarbij: als de implementatie te veel vanuit het innovatieteam of een projectgroep wordt gedreven, ontstaat al snel het gevoel van “weer iets nieuws dat wordt opgelegd.” De technologie moet vanuit het team zelf worden gedragen, en de manager speelt daarin een sleutelrol.
Dashboards helpen leiders om dat gesprek concreet te maken. Teams die goed scoren kunnen teams helpen die er moeite mee hebben. Bij Avoord was bij meer dan 82% van de medewerkers die ermee werkten de ervaring positief: zij rapporteren sneller, verliezen minder informatie en sluiten de dienst af met een leger hoofd.
Nieuwe medewerkers zijn een kans
Studenten, stagiaires en nieuwe collega’s staan open voor nieuwe werkwijzen en nemen die snel over. Dat is niet alleen fijn voor henzelf, maar werkt ook aanstekelijk op de rest van het team.
Meerdere organisaties zorgen er daarom voor dat spraakgestuurd rapporteren standaard onderdeel is van onboarding en opleidingsprogramma’s. Zo wordt het voor nieuwkomers vanzelfsprekend, en dat verschuift langzaam maar zeker de norm op de werkvloer. De vraag werd ook gesteld of onderwijsinstellingen hier een bredere rol in kunnen spelen, zodat toekomstige zorgprofessionals al tijdens hun opleiding vertrouwd raken met de werkwijze.
Maatwerk mag geen excuus worden
Elke locatie, doelgroep en team vraagt een eigen aanpak. Dat is een gegeven waar niemand omheen kan. Maar maatwerk mag niet verworden tot vrijblijvendheid of een reden om steeds maar uit te stellen.
De praktijk laat zien dat het wél kan, ook intramuraal. Bij Avoord gebruikte gemiddeld 30% van de teams spraakgestuurd rapporteren actief, met uitschieters tot 78% op de best presterende locaties. Dat zijn geen uitzonderingen. Dat zijn teams met de juiste randvoorwaarden: een betrokken kartrekker, een ondersteunende manager en een cultuur waarin het nieuwe als normaal wordt gezien.
Conclusie
De rode draad uit alle drie de sessies is helder: de technologie werkt en de uitdaging zit in gedrag, cultuur en leiderschap. Organisaties die daar bewust in investeren, met kartrekkers, betrokken managers, persoonlijke devices en een langetermijnvisie op gedragsverandering, boeken de beste resultaten. Er is geen universele oplossing, maar er zijn meer dan genoeg lessen om op verder te bouwen.
