In 2017 heeft een onderzoek van Nivel aangetoond dat zorgprofessionals uit onder andere de VVT-sector gemiddeld 8 uur per week besteden aan administratie en documentatie. Het doel van rapporteren is om de kwaliteit van de zorg te verbeteren, de veiligheid te waarborgen en de effectiviteit van zorgverlening te vergroten. Attendi heeft als missie om een bijdrage te leveren aan de kwaliteit van rapportages, en daarmee de zorg, met spraakgestuurde technologie.
Maar spraakgestuurd rapporteren alleen betekent niet dat de rapportages automatisch van hogere kwaliteit zijn – het kennisniveau van rapporteren in het algemeen moet ook voldoende zijn. Daarom is het belangrijk dat zorgprofessionals weten waarom, hoe, wat en wanneer zij moeten rapporteren, en hoe zij daar de cliënten bij kunnen betrekken. Wanneer dat helder is, kan er efficiënt gerapporteerd worden.
Efficiënter rapporteren in de zorg
Dat efficiënt rapporteren belangrijk is, blijkt ook wel uit het rapport ‘Efficiënter/Anders Rapporteren’ van ‘Samen Richting Geven’ dat recent is gepubliceerd. ‘Samen Richting Geven’ is een samenwerking tussen 11 zorgorganisaties uit Midden-Brabant, VGZ en Waardigheid en Trots. Het voornaamste doel van het project ‘Efficiënter/Anders Rapporteren’ was om de dagelijkse rapportages en metingen in de zorg te structureren en te vereenvoudigen. Dit zou namelijk niet alleen tijd besparen, maar ook het werkplezier vergroten.
Dit project gaat verder dan enkel het vereenvoudigen, transparanter maken en versnellen van het rapporteren. Het streeft er ook naar om samen met zorginstellingen te werken aan het verhogen van de kwaliteit en effectiviteit van rapportages. In lijn met deze doelstelling worden hieronder een aantal uitkomsten van de verschillende zorgorganisaties uit het rapport gedeeld:
1. Meer structuur en overzicht met methodisch rapporteren
Het toepassen van gestructureerde rapportagemethoden zoals de SOAP/SOEP (Subjectief, Objectief, Assessment/Evaluatie, Plan) methode vormt een cruciale stap in het streven naar zowel efficiëntere als verbeterde rapportages. Het biedt zorgprofessionals een consistente en gestandaardiseerde aanpak om informatie te organiseren en rapportages op te stellen.
2. Meer scholing en training in het rapporteren
Het verbeteren van rapportages begint met goed opgeleid zorgpersoneel dat op de hoogte is hoe ze informatie op een duidelijke en objectieve manier moeten overbrengen. Training kan helpen om een gemeenschappelijk begrip te ontwikkelen over wat er wel en niet moet worden opgenomen in rapportages. Een relevante richtlijn om te raadplegen is de V&VN richtlijn Verslaglegging uit 2022.
3. Beter communiceren met het cliëntsysteem
Het vermijden van afkortingen en het uitleggen van medische termen is essentieel om ervoor te zorgen dat de informatie begrijpelijk is voor alle betrokkenen, inclusief de cliënt en hun familie. Dit draagt bij aan een meer transparante en samenwerkingsgerichte benadering. Door complexe medische termen in begrijpelijke taal uit te leggen, kunnen verwarring en miscommunicatie worden verminderd – wat uiteindelijk de kwaliteit van de zorg ten goede komt.
Attendi’s bijdrage
Bij Attendi begrijpen we niet alleen het belang van scholing in rapportage voor zorgprofessionals, maar we zetten ons ook actief in om dit te realiseren. We investeren niet alleen in de implementatie van spraakgestuurd rapporteren, maar ook in de opleiding van zorgprofessionals die gebruik (gaan) maken van Attendi. Onze oplossing biedt meer dan alleen het inspreken van tekst; we integreren ook de SOAP/SOEP-methode via spraak om het opstellen van verslagen eenvoudiger te maken.
Belangrijk is dat Attendi bewust geen afkortingen gebruikt, waardoor rapporten begrijpelijker zijn voor cliënten en hun familie. Ook vermindert dit verwarring onder collega’s en andere disciplines en draagt bij aan de verbetering van de kwaliteit van de zorg.
Tot slot hebben we bij Attendi onderzoek gedaan naar gezamenlijk spraakgestuurd rapporteren. Hieruit blijkt dat het van belang is dat het zorgplan, wat in het dossier komt is geschreven vanuit de gezondheidsbehoefte van een client. Onderzoek van Attendi toont dan ook aan dat samen met de cliënt rapporteren ervoor zorgt dat er minder interpretaties van een zorgverlener in het dossier komen. Dit vergroot de kans dat het zorgplan aansluit op de behoefte van de cliënt.
Conclusie
De bevindingen uit dit onderzoek, waaronder het aanbrengen van meer structuur door middel van methodisch rapporteren, meer scholing in het rapporteren en beter communiceren met het cliëntsysteem zijn waardevolle inzichten. Deze inzichten maken we onderdeel van onze scholingen bij de implementatie van Attendi, met als doel om effectiever en minder te rapporteren om bij te dragen aan de kwaliteit en betaalbaarheid van zorg.
Tot slot wordt in het rapport beschreven dat spraakgestuurd rapporteren een efficiënte oplossing kan zijn. Inmiddels hebben wij ervaren dat spraakgestuurd rapporteren inderdaad kan bijdragen aan de bovengenoemde aspecten.
Referenties
Veer, A.J.E. de, Groot, K. de, Brinkman, M., Francke, A.L. (2017). Administratieve druk: méér dan kwestie van tijd. Geraadpleegd op 17 augustus 2023, van https://www.nivel.nl/nl/publicatie/administratieve-druk-meer-dan-kwestie-van-tijd
Samen richting geven (2023). Eindrapportage efficiënt/anders rapporteren. Geraadpleegd op 17 augustus 2023, van https://samenrichtinggeven.nl/wp-content/uploads/2023/07/Eindrapportage-efficienter_anders-rapporteren-juli-2023.pdf
Siemonsma, I.J. (2022). Gezamenlijk spraakgestuurd rapporteren: Een nieuw perspectief op verslaglegging in de zorg.
