Bij Thebe zijn ze een jaar geleden gestart met de implementatie van spraakgestuurd rapporteren van Attendi. Myrte, informatieadviseur, en Dayenne, zorgprofessional en super user, delen hun inzichten over deze periode. Ze vertellen hoe de implementatie en borging zijn verlopen en geven waardevolle tips voor andere organisaties. Thebe heeft Attendi gefaseerd opgeschaald binnen meer dan 90 teams in de wijkzorg—een flinke operatie. Hoe hebben ze dit aangepakt en welke lessen hebben ze geleerd? Benieuwd naar hun ervaringen? Lees gauw verder!
De implementatie van spraakgestuurd rapporteren
Ter voorbereiding op de samenwerking met Attendi heeft Thebe een plan opgesteld. Myrte vertelt: ‘’We dachten na over wat een goede manier was van implementeren en over welke workshops en scholingen nodig waren.’’ Uiteindelijk is Thebe in de periode van april tot november verspreid live gegaan met meer dan 90 teams. Myrte vertelt ‘’We hebben gezegd dat ieder team een super user heeft die een fysieke workshop krijgt, om zo goed mogelijk tips en handvaten mee te geven waarmee het team aan de slag kan.’’ Ze voegt hieraan toe: ‘’De uitdaging ligt bij de super user om het samen met het team op te pakken. Het gaat om het in de praktijk veel doen, doorzetten en er daarna de positieve effecten van te ervaren. Wij helpen de super user met het verschaffen van informatie, het meegeven van tips en tricks en de rol van de super user samen te bespreken. Daarnaast heeft de online scholing die beschikbaar was voor alle teamleden ook geholpen.’’
Dayenne legt uit hoe ze dit als super user ervaren heeft: ‘’Ik heb een buddy waarmee ik samen het team meeneem met spraakgestuurd rapporteren. Ik vind het fijn om een buddy te hebben omdat zij bijvoorbeeld beter is in gesprekken voeren met collega’s die er nog moeite mee hebben.’’ Dayenne voegt toe: ‘’Mijn buddy droeg haarzelf aan, dat initiatief vond ik prettig.’’ Het team van Dayenne is al vroeg begonnen met doelstellingen te maken voor spraakgestuurd rapporteren, ze vertelt: ‘’In het begin hadden we het doel om 250 spraakgestuurde rapportages per maand in te spreken als team. Dat werden er 500, daarna 750 en uiteindelijk werden dat er 1.000 per maand. Dit proberen we nu maandelijks samen te bereiken.’’
De ervaring om samen met de cliënt te rapporteren
Zoals Melissa en Iris van team Oosterhout aangeven in dit filmpje is dat sommige teams voorafgaand aan het samen rapporteren met de cliënt een brief hebben gedeeld om de nieuwe manier van werken aan te kondigen. Dayenne vertelt hierover: ‘’Ze vonden het fijn om een brief te ontvangen met wat uitleg. Cliënten houden er nu ook rekening mee dat we spraakgestuurd gaan rapporteren. Zo zetten de meeste cliënten uit zichzelf de televisie uit of de radio zachter. Ook zie je cliënten knikken, vullen ze ons aan met extra informatie of geven ze de bevestiging dat we het goed hebben verteld.’’ Dayenne merkt op dat het niet voor iedere collega meteen gemakkelijk was. Ze geeft een voorbeeld: ‘’Sommige collega’s gaven aan dat ze een rapportage normaal gesproken eerst typen en daarna aan de cliënt voorlezen. Ik heb mijn collega’s toen uitgelegd dat dit dubbel werk is en dat ze het ook direct kunnen inspreken. Ze zagen op een gegeven moment in dat dit daardoor ook tijd bespaart.’’
Het creëren van een vertrouwensband met de cliënt
Over het creëren van een vertrouwensband met de cliënt zegt Myrte: ‘’Ik kan me voorstellen dat een cliënt het fijn vindt om te weten wat er nou eigenlijk wordt gerapporteerd over hen en dat die transparantie vertrouwen wekt.’’ Dayenne vult aan: ‘’De meeste cliënten behoren tot de oudere generatie. Ze zijn niet zo digitaal vaardig en zullen de rapportage in het cliëntenportaal PUUR. van jou niet snel teruglezen. Daarom vinden ze het vaak fijn om te weten wat er over hen in het zorgdossier gerapporteerd wordt.’’
Hoe houd je spraakgestuurd rapporteren levend bij de zorgprofessionals?
Na de implementatieperiode is Thebe nu aangekomen in de borgingsfase, waarbij de vraag hoe je spraakgestuurd rapporteren levend houdt bij de zorgprofessionals bovenaan staat. Myrte neemt ons hierin mee: ‘’We hebben veel teams bij Thebe en je kunt niet elk team in één keer meekrijgen. Daarom is het belangrijk de focus te leggen op positieve verhalen en ervaringen. We delen maandelijks de cijfers met super users en stimuleren om spraakgestuurd rapporteren een onderwerp van gesprek te laten zijn binnen de teams. Door het delen van tips, doelstellingen en ervaringen kunnen we deze kennis weer naar andere teams doorzetten.’’
Dayenne vult aan: ‘’Van een andere super user kreeg ik de vraag hoe wij aan 1.000 rapportages per maand kwamen. Hierop gaf ik aan dat wij in ons team met doelen werken. Ik denk dat teams die fysiek dicht bij elkaar liggen meer de samenwerking moeten opzoeken. Zo kunnen we van elkaar leren. De insteek kan zijn om te zien wat de ene super user heeft gedaan en hoe een andere super user dat ook kan bereiken.’’ Myrte beaamt dit: ‘’Zo zal het steeds meer als een olievlek verspreid worden binnen verschillende teams. Je moet elkaar toch een beetje helpen en aansteken.’’
De toekomst van spraakgestuurd rapporteren
Vorig jaar spraken we met Thebe over hoe technologie slim kan worden ingezet in de zorg. In dit artikel delen we hun ervaringen en inzichten. Agnes, lid van de Raad van Bestuur van Thebe, gaf destijds een duidelijke boodschap aan zorginstellingen die overwegen te starten met spraakgestuurd rapporteren:
“Instappen, en wel nu. Spraakgestuurd rapporteren wordt een onmisbare toepassing – op een dag zullen we ons afvragen hoe we ooit zonder konden. Hoe langer je wacht, hoe lastiger het wordt om deze stap samen te zetten. Laat zorgprofessionals het voortouw nemen en elkaar enthousiasmeren. Zo zien we bij Thebe prachtige ontwikkelingen ontstaan.”
Een jaar later sluit Myrte zich hierbij aan:
“De boodschap van Agnes staat nog steeds als een huis. Het afgelopen jaar hebben we bij Thebe gezien hoeveel voordelen spraakgestuurd rapporteren biedt. Bovendien vormt het een basis voor verdere AI-ontwikkelingen in de zorg, die verslaglegging voor zorgprofessionals nog eenvoudiger zullen maken. We bouwen voort op de positieve ervaringen die we al hebben opgedaan. Mijn advies: niet erover blijven praten maar gewoon doen!”
Ben jij benieuwd naar wat spraakgestuurd rapporteren van Attendi kan betekenen voor jullie zorgorganisatie? Of wil je graag meer weten over de ontwikkelingen die eraan gaan komen? Plan dan een gesprek in met onze collega Rik, hij vertelt je er graag alles over.
