“De inzet van spraak-naar-tekst maakt ons toekomstbestendig omdat het onze zorgcapaciteit vergroot”

Na een pilotperiode van drie maanden heeft Mijzo de spraak-naar-tekst van Attendi binnen het ECD PUUR. van Ecare opgeschaald naar twee extra afdelingen. Op termijn is het de bedoeling dat alle zorgprofessionals in de intramurale ouderenzorg met spraak-naar-tekst van Attendi gaan werken. Op dit moment spenderen zorgprofessionals in de intramurale ouderenzorg zo’n zes uur en twintig minuten uur per week aan verslaggeving, op een werkweek van 36 uur [1]. Een zorgprofessional die werkt met spraakgestuurd rapporteren kan deze tijdsbesteding met ten minste 30% reduceren. Zo komt er, bij dagelijks gebruik van spraak-naar-tekst, op jaarbasis ruim 90 uur per medewerker extra beschikbaar voor zorg. Voor een organisatie met de schaal van Mijzo, waar intramuraal bijna 1.200 zorgprofessionals werken, gaat dit om een aanzienlijke winst in zorgcapaciteit.

Naarmate meer zorgprofessionals dagelijks veelvuldig gebruikmaken van de functionaliteit gaat de tijd die beschikbaar komt voor zorg omhoog. Gedurende deze drie maanden is in samenwerking met Mijzo dan ook veel geleerd over hoe je als zorgorganisatie zorgprofessionals zo goed mogelijk kan begeleiden bij deze verandering in werkwijze.

In dit artikel spreken we Karen Gerk en Wilma van Hees van Wiggen. Karen en Wilma werken allebei in het serviceteam van Mijzo. Dit team heeft onder andere de opdracht om zorgprofessionals te ontzorgen en te ondersteunen rondom het zorgdossier en –proces. Ook kijkt het serviceteam hoe werkprocessen kunen worden versimpeld. Wilma is van origine verpleegkundige en Karen heeft binnen Mijzo veel ervaring als ondersteuner van verschillende zorgmanagers. Vanuit hun rol zijn Wilma en Karen actief betrokken geweest bij de implementatie van spraakgestuurd rapporteren. In dit artikel delen ze hun ervaringen, zodat ook andere zorgorganisaties daarvan kunnen leren.

Waarom is Mijzo geïnteresseerd in de spraak-naar-tekst van Attendi?

‘‘Bij Mijzo leveren we zowel intra- als extramurale ouderenzorg en geriatrische revalidatiezorg. Ook hier zal de vraag naar zorg komende jaren sterk blijven toenemen, terwijl we zien dat de uitstroom van zorgprofessionals harder stijgt dan de instroom. Kortom, we staan net als andere zorgorganisaties voor een stevige maatschappelijke opdracht”, aldus Karen.

Wilma vult aan: “Bij Mijzo werken we met een nieuwe denkwijze, waarbij we op een andere manier zorg gaan verlenen. Dit houdt dus ook in dat we kijken hoe we nieuwe technologieën kunnen inzetten om de zorgprofessionals te ontlasten, terwijl we tegelijkertijd de zorgcapaciteit verhogen. Spraak-naar-tekst is duidelijk een efficiëntere manier van verslaggeving en dat is precies een taak waar zorgprofessionals nu veel tijd aan kwijt zijn.’’

Hoe is het afgelopen maanden bevallen? Is het de oplossing waar jullie op hadden gehoopt?

Karen “Wij zijn heel enthousiast over de kwaliteit van de spraak-naar-tekst en de tijdswinst die het gebruik ons oplevert. Er zit een verschil van ongeveer 10 seconden per ingesproken rapportage inspreken vergeleken met een getypte. Als we het inspreken direct na de zorgverlening vergeleken met het noteren van de informatie om het later verwerken op de laptop, zien we zelfs een tijdswinst van 5 minuten. De tijdswinst zit dus met name in het direct inspreken in plaats van een rapportage later uit te werken. Spraak-naar-tekst direct beschikbaar in PUUR is daar een prettig instrument voor.”

“Momenteel hebben we alleen gebruik gemaakt van spraak-naar-tekst bij de intramurale zorg,maar we zien ook volop kansen in de wijkverpleging. We zijn dan ook blij dat Attendi in samenwerking met Ecare daarmee aan de slag gaat”, zegt Karen.

Wilma: ‘‘We willen ook graag gebruik gaan maken van spraak-naar-tekst in de wijkverpleging omdat we denken dat vooral hier veel tijd kan worden bespaard. Omdat zorgprofessionals in de wijkverpleging veel onderweg zijn, en de toegang tot een iPad of laptop beperkt is, wordt spraak-naar-tekst de ideale oplossing om te rapporteren. Je hoeft niet te wachten met rapporteren tot het einde van de dag, maar je kunt direct na je bezoek alles inspreken.’’

‘‘In de toekomst willen we spraak-naar-tekst ook gaan gebruiken bij het Zorg-Arts-Psycholoog-overleg (ZAP). Dit is een tweewekelijks overleg dat wordt ingezet voor cliënten met dementie. Bij het ZAP-overleg bespreek je multidisciplinair het probleemgedrag en stel je met elkaar een plan van aanpak op. Zeker in het geval van onvrijwillige zorg (Wet Zorg en Dwang) is het van groot belang dat er volledig verslag wordt gedaan van wat er multidisciplinair is besloten. Doordat de verzorgende de rapportage inspreekt, toets je direct bij alle betrokkenen of iedereen het eens is met de gemaakte keuzes.” aldus Wilma.

Wat adviseren jullie andere zorgorganisaties om een goede start te maken met spraak-naar-tekst?

“We hebben dit in het begin wat te los aangepakt. Maar toen we meer ondersteuning gingen bieden zagen we dat het aantal actieve gebruikers, en daarmee de tijdsbesparing, in een hoog tempo steeg. De zorgprofessionals zijn er inmiddels hartstikke blij mee. Zonder goede begeleiding had het waarschijnlijk langer geduurd voor we allemaal deze voordelen zouden ervaren. Daarom raden wij aan om vooral bij de start van de implementatie actief het gesprek aan te gaan met zorgprofessionals die bijvoorbeeld nog moeite hebben met de overgang naar spraak-naar-tekst. Het is op het begin even wennen, maar zodra ze ervaren dat er meer tijd voor de leuke dingen ontstaat zijn ze snel om. Wees daar dus niet te terughoudend in.’ adviseert Karen.

Wilma: “Het interessante is dat, in tegenstelling tot getypte verslagen, je nog tijdens het contactmoment de verslaggeving kunt inspreken. Zo wordt verslaggeving niet iets wat je in afzondering van een cliënt doet, maar iets wat je samen met de cliënt doet. We moedigen dit aan binnen Mijzo. Als het moment en de cliënt zich ervoor leent, spreek dan het verslag in waar de cliënt bij is.’’

Met Attendi komt er tijd vrij die eerder opging aan verslaggeving. Hoe zet Mijzo deze tijd in?

Karen: ‘‘Het is ons doel dat Mijzo de groeiende zorgvraag aankan. De tijdswinst van spraak-naar-tekst draagt bij aan het toekomstbestendig maken van onze organisatie.’’

Wilma: “Tegelijkertijd is spraak-naar-tekst niet alleen iets om tijd mee te winnen. Door direct na een contactmoment alles in te spreken is de kans veel kleiner dat je belangrijke informatie vergeet, of dat het uitgeschreven op een notitieblokje blijft staan. Dit komt de compleetheid van de rapportage ten goede. Ook zien we dat zorgprofessionals die eerder wat terughoudend waren met rapporteren, omdat ze onzeker zijn over bijvoorbeeld spelling, actief gebruiken van spraak-naar-tekst. De kans op een spelfout is een stuk kleiner. Onderzoek laat zien dat zo’n 250.000 zorgprofessionals in Nederland laaggeletterd zijn [2]. Met deze oplossing ondersteunen we hen daarbij. Het is dus niet enkel een instrument voor efficiency, maar kan ook zeker helpen de kwaliteit van zorg te verhogen.”

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden van spraak-naar-tekst bij uw zorgorganisatie? Neem dan vooral contact met ons op voor een persoonlijk gesprek.

Bronvermelding

[1] Nivel, (2019). Kwaliteit en veiligheid van zorg aan cliënten.

https://www.nivel.nl/sites/default/files/bestanden/1003571.pdf

[2] Godschalk, I & van den Muijsenbergbergh, M. (2021). Laaggeletterde medewerkers werkzaam

in het verpleeghuis. Een uitdaging of een problem?

https://www.verenso.nl/magazine-augustus-2021/no-4-augustus-2021/wetenschap/laaggeletterde-medewerkers-werkzaam-in-het-verpleeghuis