Hoe werkt rapporteren met je stem?

Wat is spraak-naar-tekst en hoe werkt het?

Spraak-naar-tekst maakt het voor zorgprofessionals mogelijk om een verslag in te spreken in plaats van te typen. Alles wat een zorgprofessional inspreekt wordt automatisch omgezet in tekst en geplaatst in het dossier van de cliënt.

Hoe maken we de overgang zo eenvoudig mogelijk voor zorgprofessionals?

Bij het schrijven van verslagen combineer je het typen met nadenken, met spraak-naar-tekst moet je het verslag in één keer inspreken. Daarom hebben wij het voor zorgprofessionals mogelijk gemaakt om eenvoudig opnames te pauzeren en hervatten, zodat ze tijdens het opstellen van een verslag even kunnen nadenken om daarna het inspreken weer te hervatten.

Tegelijkertijd zien we dat dit vooral op het begin wennen is voor zorgprofessionals. Na een periode van tijd zijn ze zich bewuster van het inspreken. Voor ze starten denken ze dan eerst even goed na over wat ze precies willen zeggen. Daarna starten ze de opname en beginnen ze met praten tot het verslag af is.

Ook zien we dat zorgprofessionals het inspreken gebruiken als een kladblok. Ze spreken alles in wat ze vooral niet willen vergeten. Op een later moment bekijken ze de tekst en passen ze de tekst waar nodig aan tot de essentie. Op deze manier voorkomen zorgprofessionals dat belangrijke informatie in alle drukte van de dag wordt vergeten.

Een rapportage inspreken kan niet altijd, als zorgprofessional moet je het juiste moment kiezen. Het is belangrijk dat er geen personen meeluisteren en informatie kunnen horen die niet voor hen bestemd is. Bij het starten met spraakgestuurd rapporteren informeren wij zorgprofessionals via handleidingen en informatiesessies over dit soort risico’s en hoe hier goed mee om te gaan.

De belangrijkste stap om de overgang voor een zorgprofessional zo klein mogelijk te maken is ervoor zorgen dat de technologie de ingesproken verslagen nauwkeurig omzet in een correct verslag. Omdat zo goed mogelijk te doen ‘trainen’ wij de technologie. Trainen wil zeggen dat we de spraak-naar-tekst voeden met zo veel mogelijk voorbeelden van correcte verslagen en woorden die worden gebruikt door de zorgprofessional. Wat wij onder andere doen in dit proces is het inladen van eerder geschreven rapportages. De technologie ziet daardoor woorden die we nog niet kennen of veel worden gebruikt. Daarnaast analyseren we de schrijfstijl en de vorming van zinnen door de zorgprofessional. De technologie moet op basis van inkomende woorden steeds inschatten wat logische zinnen zijn. Door het systeem te voeden met veel verslagen is het hier steeds beter toe in staat.

Hoe maak je het beste gebruik van spraak-naar-tekst?

De tijdswinst valt of staat met de nauwkeurigheid van de technologie. Hoe nauwkeuriger, hoe minder correcties er nodig zijn in het dossier. Naarmate de zorgprofessionals langer gebruik maken van de technologie wordt het steeds nauwkeuriger.

Gedurende onze implementaties hebben we geleerd onder welke omstandigheden we de minste fouten zien. Zo is het belangrijk om bewust te zijn van waar de microfoon zich bevindt op het apparaat zodat een zorgprofessional weet in welke richting moet worden gesproken. Daarnaast is het van belang dat de afstand tot de microfoon niet te groot is. Een afstand van ongeveer 30 centimeter is het meest effectief.

Bij aanvang is het voor zorgprofessionals even wennen. Soms zie je dan ook dat ze een ander tempo van spreken gebruiken dan dat ze normaal zouden doen. Wij adviseren zorgprofessionals dan ook gewoon hun normale spreektempo aan te houden. Zorgprofessionals die rustig spreken en normaal articuleren hebben het beste resultaat. Zorgprofessionals die meer binnensmonds praten of woorden inslikken zien direct dat de technologie de uitgesproken woorden dan minder goed omzet in tekst.

Naarmate zorgprofessionals meer ervaring hebben met de technologie begrijpen ze ook steeds beter hoe ze het gaan inzetten. Ze krijgen door wanneer de beste momenten zijn om iets in te spreken en hoe ze dit het beste kunnen doen. Tegelijkertijd begrijpt de technologie met de tijd steeds beter de taal van de zorgprofessional. Bij Attendi begeleiden we zorgprofessionals en organisaties in dit traject, zodat ze na een succesvolle implementatie kunnen profiteren van de tijdswinst en de toename in werkplezier onder zorgprofessionals.